Las aplicaciones de gestión educativa son imprescindibles en la vida cotidiana de colegios e institutos. Las usamos en la sala de profesores, en casa, en el móvil… pero, ¿lo hacemos de manera segura?, ¿cuan importantes son los datos que gestionamos en ellas?

Quienes trabajamos en Educación sabemos perfectamente que el día a día de un centro educativo no es sólo dar clases y tener muchas vacaciones… Siempre hay cuestiones que tratar y necesidades que atender tanto a nivel académico, de convivencia, coordinación del profesorado, comunicación con familias, cumplimiento de requisitos de la administración educativa, gestión económica, mantenimiento… Afortunadamente contamos con la ayuda de alguna de las múltiples herramientas informáticas de gestión educativa que hay en el mercado.

Eligiendo la aplicación adecuada

Cuando nos planteamos la adquisición e implantación de una herramienta de gestión educativa es habitual valorar sus funcionalidades frente a las necesidades que queremos cubrir, como por ejemplo:

• Datos de los alumnos.
• Diseño de horarios.
• Comunicación entre profesores y con las familias.
• Gestión de agenda.
• Cuaderno de aula y de profesor.
• Control de incidencias, deberes, calificaciones.
• Integración con plataformas educativas como Moodle, entornos virtuales de aprendizaje (EVA), otras herramientas online como Google Docs, etc.
• Generación de documentos oficiales para la Consejería o Departamento de Educación.
• Acceso desde dispositivos móviles.
• Etc.

Sin embargo, no siempre prestamos la misma atención a los aspectos relacionados con la seguridad, que son prioritarios dada la cantidad de información sensible que manejamos sobre nuestros alumnos.

Así pues, debemos asegurarnos que nuestra aplicación contemple el cifrado de las comunicaciones y de los datos almacenados, ya sea localmente o en servicios en la nube, la copia de seguridad de los datos, así como el cumplimiento con las garantías exigidas por la legislación de protección de datos (LOPD) en el almacenamiento y tratamiento de los datos.

Haciendo un buen uso

Pero con tener una buena aplicación no basta, somos nosotros, como usuarios de la herramienta de gestión educativa, quienes debemos hacer un buen uso de la misma para prevenir y evitar problemas en el manejo diario de los datos de nuestros alumnos.

En este sentido es fundamental que todas las personas que accedamos a la aplicación utilicemos contraseñas seguras, robustas y las mantengamos alejadas de miradas indiscretas. Por ejemplo, procurando no introducir nuestras claves en la aplicación delante de los alumnos.

Además, para que esta medida sea efectiva, es necesario proteger los dispositivos que utilizamos para acceder a la aplicación, ya sea en el centro educativo o en nuestra casa. A nivel de uso, por ejemplo, bloqueando el equipo (tecla de Windows + L) o cerrando la sesión al alejarnos de él (aunque sea momentáneamente), o utilizando una contraseña o un patrón de desbloqueo en nuestro móvil o tablet.

Por otra parte, debemos tener en cuenta las funcionalidades concretas de cada aplicación como la mensajería o la integración con otros servicios online. Por ejemplo, debemos garantizar que los mensajes que compartimos entre compañeros, o hacia las familias, sean apropiados y no revelen datos confidenciales.

Configurando los dispositivos y la red

A nivel técnico debemos mantener actualizados los programas y el sistema operativo, así como tener instalado un antivirus en todos nuestros dispositivos (en el móvil y la tablet también).

En la misma línea, es necesario cuidar la seguridad de la red desde la que nos estamos conectando a la aplicación, por lo que debemos asegurar nuestra conexión wifi además de evitar usar redes wifi públicas.

Y esto es todo por el momento, esperamos vuestros comentarios, ¿qué aplicaciones utilizáis en vuestro centro?, ¿tenéis algún truco para mantenerlas seguras?